Tồn kho an toàn là gì? Cách tính tồn kho an toàn

Tồn kho an toàn là gì? Tồn kho an toàn là một khái niệm quan trọng trong quản trị chuỗi cung ứng, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh hàng hóa giúp doanh nghiệp đảm bảo có đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tránh thiếu hụt hàng hóa và mất cơ hội kinh doanh. 

Để hiểu rõ hơn về tồn kho an toàn là gì? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây nha.

1. Tồn kho an toàn là gì?

Tồn kho an toàn là khối lượng hàng hóa trong kho đủ để bù đắp cho sự sai lệch hoặc thiếu sót về hàng hóa trong chuỗi cung ứng123. Đây là một kỹ thuật cơ bản trong nghiệp vụ quản trị hàng hóa. Tồn kho an toàn có thể được tính theo công thức sau:

Tồn kho an toàn = (Lượng tiêu thụ trung bình trong một ngày x Thời gian giao hàng trung bình) + (Lượng tiêu thụ tối đa trong một ngày x Thời gian giao hàng tối đa) – (Lượng tiêu thụ trung bình trong một ngày x Thời gian giao hàng trung bình)

Tồn kho an toàn có nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, như hạn chế trạng thái thiếu hàng, nâng cao uy tín và chất lượng dịch vụ, tối ưu hóa số lượng dự trữ và giảm thiểu chi phí lưu kho và quản lý.

2. Ví dụ về cách tính tồn kho an toàn

Giả sử bạn có một cửa hàng bán quần áo và bạn muốn biết lượng quần áo bạn cần dự trữ trong kho để đảm bảo không bị thiếu hàng. Bạn có thể sử dụng các số liệu sau:

• Lượng tiêu thụ trung bình trong một ngày là 50 cái.
• Thời gian giao hàng trung bình của nhà cung cấp là 10 ngày.
• Lượng tiêu thụ tối đa trong một ngày là 80 cái.
• Thời gian giao hàng tối đa của nhà cung cấp là 15 ngày.

Theo công thức trên, bạn có thể tính được tồn kho an toàn như sau:

Tồn kho an toàn = (50 x 10) + (80 x 15) – (50 x 10) = 1700 cái.

Điều này có nghĩa là bạn nên có ít nhất 1700 cái quần áo trong kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tránh rủi ro khi nhà cung cấp giao hàng chậm hoặc không đủ số lượng.

Tuy nhiên, bạn cũng nên lưu ý rằng tồn kho an toàn có thể thay đổi theo mùa vụ, xu hướng thị trường và các yếu tố khác. Bạn nên theo dõi và điều chỉnh tồn kho an toàn một cách linh hoạt để tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.

3. Ưu nhược điểm của tồn kho an toàn

Tồn kho an toàn có những ưu điểm và nhược điểm như sau:

Ưu điểm

• Hạn chế trạng thái thiếu hàng, đảm bảo đủ hàng để bán cho khách hàng.
• Nâng cao uy tín và chất lượng dịch vụ, thu hút và giữ chân khách hàng.
• Tối ưu hóa số lượng dự trữ, giảm thiểu chi phí lưu kho và quản lý.
• Quay vòng vốn nhanh và hiệu quả.

Nhược điểm

• Tốn chi phí cơ hội, giảm tốc độ quay vòng vốn nếu dự trữ quá nhiều hàng tồn kho.
• Phải theo dõi và điều chỉnh tồn kho an toàn một cách linh hoạt theo mùa vụ, xu hướng thị trường và các yếu tố khác.
• Phải có phần mềm quản lý tồn kho an toàn hiệu quả để cảnh báo và đưa ra gợi ý về lượng hàng cần dự trữ.

4. Các yếu tố ảnh hưởng đến tồn kho an toàn

Các yếu tố ảnh hưởng đến tồn kho an toàn là:

• Nhu cầu hàng hóa của khách hàng: nếu nhu cầu thay đổi theo thời gian, mùa vụ, xu hướng thị trường hoặc bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bất khả kháng, thì doanh nghiệp cần dự trữ một lượng hàng hóa đủ để đáp ứng nhu cầu.
• Thời gian giao hàng của nhà cung cấp: nếu thời gian giao hàng bị sai lệch, kéo dài hoặc không đảm bảo, thì doanh nghiệp cần có một lượng hàng hóa dự phòng để tránh thiếu hụt hàng hóa.
• Chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho: nếu chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho cao, thì doanh nghiệp sẽ có xu hướng đặt hàng ít và lưu kho nhiều để tiết kiệm chi phí. Ngược lại, nếu chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho thấp, thì doanh nghiệp sẽ có xu hướng đặt hàng nhiều và lưu kho ít để tăng hiệu quả kinh doanh.
• Quy mô các dòng sản phẩm mới: nếu doanh nghiệp có nhiều dòng sản phẩm mới hoặc thay đổi sản phẩm thường xuyên, thì doanh nghiệp cần có một lượng hàng hóa linh hoạt để phù hợp với sự biến động của thị trường.
• Phân loại hàng hóa: nếu doanh nghiệp có nhiều loại hàng hóa khác nhau về giá trị, kích thước, tính chất, độ phổ biến… thì doanh nghiệp cần có một phương pháp quản lý tồn kho an toàn phù hợp với từng loại hàng hóa. Ví dụ, doanh nghiệp có thể áp dụng phân loại ABC để xác định mức tồn kho an toàn cho các nhóm hàng A, B và C.
• Nhà cung cấp: vị trí, độ tin cậy, khả năng cung ứng và chất lượng của nhà cung cấp cũng ảnh hưởng đến tồn kho an toàn của doanh nghiệp. Nếu nhà cung cấp gần, uy tín, ổn định và chất lượng cao, thì doanh nghiệp có thể giảm tồn kho an toàn. Ngược lại, nếu nhà cung cấp xa, không tin cậy, không ổn định và chất lượng kém, thì doanh nghiệp phải tăng tồn kho an toàn.
• Các yếu tố tiềm tàng khác: bên cạnh các yếu tố đã kể trên, tồn kho an toàn còn bị ảnh hưởng bởi các yếu tố khác như chính sách kinh doanh của doanh nghiệp, chiến lược quản trị chuỗi cung ứng, mức độ.

5. Cách thực hiện tồn kho an toàn

Để thực hiện tồn kho an toàn, bạn cần làm theo các bước sau:

Bước 1: Xác định nhu cầu hàng hóa trung bình và tối đa của doanh nghiệp trong một đơn vị thời gian (ngày, tuần, tháng…).

Bước 2: Xác định thời gian giao hàng trung bình và tối đa của nhà cung cấp.

Bước 3: Áp dụng công thức tính tồn kho an toàn như sau:

Tồn kho an toàn = (Nhu cầu hàng hóa tối đa x thời gian giao hàng tối đa) – (Nhu cầu hàng hóa trung bình x thời gian giao hàng trung bình)

Bước 4: Dự trữ một lượng hàng hóa bằng hoặc lớn hơn tồn kho an toàn trong kho để phòng trường hợp thiếu hụt hàng hóa.

Bước 5: Theo dõi và điều chỉnh tồn kho an toàn một cách linh hoạt theo mùa vụ, xu hướng thị trường và các yếu tố khác.

>>> Xem thêm: Quản lý kho là gì? Vai trò của quản lý kho