Quản lý kho là gì? Vai trò của quản lý kho

Quản lý kho là gì? Vai trò của quản lý kho và những sai lầm cần tránh trong việc quản lý kho để giúp công việc này trở nên hiệu quả hơn. Hãy cùng tham khảo bài viết này để hiểu hơn về quản lý kho là gì? nhé. 

1. Quản lý kho là gì?

Đối với các cửa hàng, doanh nghiệp, nhà máy thì kho hàng là một yếu tố không thể thiếu trong các hoạt động kinh doanh và sản xuất. Chính vì vậy, vấn đề làm sao để quản lý kho hiệu quả luôn được các quan tâm và chú trọng.

Kho là gì?

Kho là nơi tập trung hàng hóa, sản phẩm, bán sản phẩm, các linh kiện, vật liệu sản xuất,… Chúng lưu tữ đa dạng các loại hàng hóa với một số lượng lớn, sau đó cung cấp cho những cửa hàng, đại lý, khách hàng,…

Quản lý kho là gì?

Quản lý kho là công việc quan trọng mà một kho nào cũng cần phải có. Tiếng Anh được gọi là Warehouse Management. Họ sẽ làm các hoạt động lưu trữ, bảo quản, cập nhật tình hình hàng hóa có trong kho một cách chính xác và chi tiết nhất.

Hệ thống quản lý kho còn giúp cho việc lưu thông giảm chi phí, đảm bảo cho các hoạt động sản xuất và cung ứng hàng hóa được diễn ra liên tục và ổn định.

Công việc của nhân viên quản lý kho

• Tiếp nhận thông tin xuất nhập kho, thực hiện công tác xuất và nhập hàng hóa
• Đảm bảo chất lượng và số lượng hàng hóa xuất nhập kho
• Kiểm tra thường xuyên định mức tồn kho tối thiểu
• Sắp xếp, áp dụng quy tắc an toàn và phòng cháy chữa cháy trong kho
• Giải quyết các vấn đề liên quan đến yêu cầu của khách hàng
• Lên kế hoạch nhập hàng và trình đến cấp trên xét duyệt

2. Vai trò của quản lý kho là gì?

Đối với một doanh nghiệp hay một cửa hàng bán lẻ, thì tình trạng tồn kho thì luôn luôn diễn ra. Chính vì lẽ đó, việc kiểm soát tốt hàng tồn kho luôn là một vấn đề hết sức cần thiết và chủ yếu trong quản trị sản xuất tác nghiệp.

Việc quản lý kho còn giải quyết được rất nhiều vấn đề như sau:

Tránh thất thoát hàng hóa

Việc thất thoát hàng hóa xảy ra có thể đến từ nhiều nguyên nhân khác nhau, có thể từ việc gian lận của nhân viên, thất thoát trong kho hàng, tổn thất do trượt giá,…

Để không xảy ra tình trạng này thì việc quản lý kho minh bạch và khoa học sẽ hạn chế được rất nhiều. Thông qua quản lý kho việc kiểm tra và đối chiếu sẽ thường xuyên diễn ra tránh được những tổn thất đáng kể, lên kế hoạch nhập hàng phù hợp.

Giảm chi phí trong quản lý kho

Tiết kiệm hàng hóa, nguyên vật liệu: lên thông kê, kế hoạch, danh sách dự trù sát sao tránh sự lãng phí hàng hóa, nguyên vật liệu tồn kho lâu ngày, hỏng hóc, hao mòn,…

Tiết kiệm chi phí lưu kho: chi phí này phụ thuộc vào số lượng và kích thước của hàng hóa lưu trữ, kiểm soát được số lượng tồn kho, giải phóng kịp thời sẽ tiết kiệm được chi phí lưu kho không cần thiết.

Tiết kiệm chi phí mua hàng: nắm được số lượng mình cần mua, không mua quá nhiều tránh tình trạng tồn kho không bán được. Chi phí có thể đầu tư cho đợt hàng mới.

Chủ động số lượng và ngân sách hiệu quả: quản lý kho nguyên liệu tốt giúp doanh nghiệp, cửa hàng chủ động và dễ dàng xác định số lượng hàng hóa và chi phí nhập hàng mỗi ngày, tránh được những khủng hoảng hàng hóa không đáng có do cạn kiệt nguồn hàng.

Tăng doanh thu nhờ quản lý hiệu qủa

Việc lãng phí hàng hóa, nguyên liệu hay thất thoát hàng hóa đều ảnh hưởng một phần đến doanh thu, ảnh hưởng năng suất bán hàng, mất khách,…

Kiểm kho thường xuyên sẽ giúp bạn nhanh chóng kiểm soát được mặt hàng đang tồn để đưa ra các sự kiện khuyến mãi để đẩy bớt lượng hàng tồn đọng.

Tăng hiệu quả vốn lưu động

Vốn lưu động là dòng tiền duy trì hoạt động kinh doanh và tái đầu tư của các cửa hàng ngắn hạn đến từ nguồn vốn tự có và doanh thu của cửa hàng.

Mục đích là nhập hàng của chúng là nhập hàng, nguyên vật liệu cho 1 tháng hoặc 1 quý. Thiếu vốn lưu động cửa hàng sẽ bị bất động vì không đủ kinh phí xoay vòng.

Hàng hóa trong kho gồm các sản phẩm, nguyên vật liệu là những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến nguồn vốn này. Nếu hàng hóa được lưu thông tốt hơn sẽ giảm được lượng vốn lưu động trong 1 tháng, 1 quý.

3. Quản lý kho cần làm những gì?

Thông thường bộ phận quản lý kho phải làm những việc như sau:

Nhập hàng

Nhập hàng vào kho là một nghiệp vụ chính để giúp việc kinh doanh diễn ra liên tục. Khi đơn hàng đến thì người quản lý kho chính là người sẽ phải tiếp nhận.

Công đoạn này rất quan trọng vì khi nhập thừa hoặc thiếu đều sẽ ảnh hưởng đến ngân sách của cửa hàng, doanh nghiệp.

Nhập kho hàng sẽ bao gồm nhập kho hàng hóa nguyên liệu và hàng hóa thành phẩm. Quy trình của công đoạn này sẽ diễn ra như sau:

Bước 1: lên kế hoạch nhập hàng

Bước 2: kiểm tra hàng và đối chiếu dựa trên đơn đặt hàng hoặc phiếu đề nghị nhập hàng.

Bước 3: lập phiếu nhập kho khi đã kiểm tra và đối chứng hoàn tất.

Bước 4: hoàn thành nhập kho, sắp xếp khu vực phù hợp và cập nhật thông tin vào thẻ kho.

Xuất kho

Công đoạn này thường xuyên xảy ra khi bán hàng hoặc luân chuyển hàng hóa đến kho khác. Cần phải kiểm kê và đảm bảo mặt hàng xuất ra hoàn chỉnh, không có sai xót. Các bước phải thật gọn gàng và chính xác.

Quy trình cơ bản sẽ gồm có 5 bước như sau:

Bước 1: gửi yêu cầu xuất hàng khi có nhu cầu sử dụng hàng hóa.

Bước 2: kiểm tra hàng tồn kho trước khi xuất để đảm bảo được số lượng đầy đủ.

Bước 3: lập phiếu xuất kho gửi đến kế toán để tiến hành lập phiếu, sau đó sẽ chuyển đến quản lý kho.

Bước 4: xuất kho theo yêu cầu của phiếu và xác nhận với bên giao nhận.

Bước 5: cập nhật thông tin lại cho kế toán kho để ghi sổ kho và hạch toán hàng xuất trong kho hàng.

Kiểm hàng

Quá trình này cần phải diễn ra định kỳ, kiểm tra từng kệ hàng, thùng hàng, các thiết bị cơ sở vật chất trong kho, kiểm tra số lượng và chất lượng khi nhập và xuất kho.

Vì vậy quá trình này phải diễn ra thật khoa học và hợp lý:

• Kiểm tra cập nhật liên tục số lượng hàng hóa.
• Kiểm tra chất lượng hàng hóa thường xuyên, để kịp thời phát hiện hư hại.
• Ghi chép số liệu cụ thể lên sổ kho sau mỗi lần kiểm tra, để làm cơ sở đối chiếu khi cần thiết.

Báo cáo tồn kho

Người quản lý kho cần nắm rõ số liệu sau khi xuất, nhập, kiểm kê hàng hóa. Theo dõi số lượng hàng đã tiêu thụ, hàng tồn để kịp báo cáo tiến độ cho bộ phận kinh doanh đưa ra các chiến lược đẩy nhanh bán hàng.

Kết quả bán hàng với kết quả kho phải trùng khớp nhau thể hiện sự liên kết. Theo đó, quản lý kho cần lập báo cáo tổng hợp nộp cho giám đốc để có thể đưa ra những điều chỉnh kịp thời.

4. Những sai lầm cần tránh trong quản lý kho

Trong thực tế tình trạng quản lý kho nhưng vẫn bị mất hàng, hư hỏng xảy ra rất thường xuyên. Khiến cho công việc quản lý kho gặp nhiều khó khăn và vướng mắc. Vậy những sai lầm cần tránh trong quản lý kho là gì?

Bạn cần tránh những điều như sau để việc quản lý kho trở nên dễ dàng hơn.

Không kiểm kê thường xuyên

Việc kiểm kê thường xuyên đôi khi bị các chủ kho bỏ qua vì chúng có số lượng nhiều, công việc cần làm lại không ít.

Nhưng chính vì thế mà dẫn đến một số hậu quả trong sai xót, mất hàng hóa. Chủ kho sẽ không nắm bắt được tình trạng hàng hóa thường xuyên đặc biệt đối với kho tình trạng xuất nhập hàng liên tục.

Sắp xếp hàng hóa không khoa học

Khi hàng hóa sắp xếp lộn xộn không theo khoa học thì sẽ khiến việc theo dõi và quản lý mất thời gian hơn. Bạn nên chia khu vực, dùng các mã dán sản phẩm, đánh dấu kệ hay sử dụng mũi tên chỉ vị trí,…

Công nghệ và thiết bị lạc hậu

Hiện nay các phầm mềm công nghệ đã được sử dụng phổ biến nhưng bên cạnh đó vẫn còn một số kho vẫn đang sử dụng sổ sách và file excel để quản lý.

Tuy nhiên hình thức này đã trở nên lạc hậu, tốn rất nhiều thời gian và công sức. Đặc biệt dễ xảy ra sai sót khi quản lý.

5. Những cách quản lý kho phổ biến

Quản lý kho bằng sổ sách

Đây là phương pháp truyền thống nhất, nhưng được nhiều người sử dụng vì tiện lợi. Các thông tin sẽ được lưu trữ trong một cuốn sổ từ số lượng hàng về, số lượng đã tiêu thụ,…

Tuy nhiên phương pháp này đã trở nên lạc hậu so với hiện nay. Đối với những kho có quy mô vừa và lớn sử dụng phương pháp này là không thể. Chúng có rất nhiều nhược điểm bạn nên lưu ý:

• Mất thời gian khi phải liên tục ghi, ghi ngay lập tức trong bất kì giao dịch nào.
• Dễ quên nhập, nhập sai số. Những sai sót nhỏ nhưng ảnh hưởng về lâu dài.
• Không đảm bảo an toàn và tính bảo mật thấp. Dễ bị xem trộm, làm rách, nhòe số liệu,…
• Mất thời gian thông kế số lượng trong xuất nhập kho, doanh thu, lợi nhuận,…

Sử dụng Excel quản lý kho

Excel chính là giải pháp công nghệ đầu tiên trong việc áp dụng công nghệ thông tin vào phần mềm bán hàng.

Việc này cũng khá chính xác, an toàn, đỡ mất thời gian hơn phương pháp quản lý kho bằng sổ sách.

Tuy nhiên việc sử dụng Excel cũng dễ sai sót khi các con số được nhập bằng tay, các phép tính khá phức tạp và khó nhớ. Thông tin trên một file không thể quá nặng ảnh hưởng đến tốc độ xử lý.

Sử dụng phần mềm quản lý kho

Đây được xem là phương pháp tối ưu nhất tính tới thời điểm hiện nay, được nhiều đơn vị lựa chọn sử dụng. Quản lý kho bằng phần mềm giúp bạn không bị nhầm lẫn không mất nhiều thời gian khi nhập dữ liệu.

Có thể kiểm soát được tất cả thông tin về sản phẩm từ khâu nhập tên sản phẩm, mã vạch,… cho đến thống kê số liệu hàng hóa,…

Số lượng hàng hóa sẽ được tự động cập nhật khi có phát sinh giao dịch mà không cần mất thời gian cập nhật là nhập lại số liệu.

Dễ dàng  tra cứu, biết được chính xác số liệu hàng trong kho mà phần mềm bán hàng đảm bảo an toàn dữ liệu. Toàn bộ dữ liệu được lưu trên máy chủ nên người dùng không cần phải lo lắng mỗi khi thiết bị sử dụng bị hỏng hóc, virus,…

Có thể sử dụng trực tiếp trên cả điện thoại di động và máy tính bảng để quản lý công việc từ xa.

>>> Xem thêm: Phần mềm quản lý kho smartWMS