Phương pháp 5 whys – Truy tìm nguyên nhân gốc của mọi vấn đề

Phương pháp 5 whys – Bạn có bao giờ tự hỏi tại sao vấn đề đó lại xảy ra và làm thế nào để khắc phục nó? bạn sử dụng phương pháp nào đơn giản nhưng hiệu quả để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề đó? Đây là mục đích mà phương pháp 5 Whys hướng đến. Vậy phương pháp 5 whys là gì, hãy cùng theo dõi bài viết sau.

1. Phương pháp 5 Whys là gì?

5 Whys là một kỹ thuật đặt câu hỏi lặp đi lặp lại để khám phá mối quan hệ nguyên nhân và hiệu quả của một vấn đề cụ thể từ gốc rễ, ngăn chặn vấn đề tiếp tục xảy ra trong tương lai.

Mục tiêu của kỹ thuật này là xác định nguyên nhân gốc rễ của khuyết tật hoặc vấn đề bằng cách lặp lại câu hỏi “Tại sao?” năm lần. Mỗi câu trả lời tạo thành cơ sở cho câu hỏi tiếp theo.

Kỹ thuật này được phổ biến bởi hệ thống sản xuất Toyota vào những năm 1970 và vẫn được sử dụng để giải quyết vấn đề hiệu quả.

2. Ví dụ về phương pháp 5 Whys

Ví dụ bạn là nhân viên hành chính của một công ty nhưng thường xuyên đi làm trễ khiến sếp không hài lòng, tất cả nhân viên khác cũng nhìn bạn với ánh mắt ái ngại. Bạn hãy đặt câu hỏi 5 Whys để tìm ra gốc rễ vấn đề nhé!

• Tại sao bạn đi làm trễ? (Tại sao thứ nhất) – Vì bạn ngủ quên.
• Tại sao bạn ngủ quên? (Tại sao thứ hai) – Vì bạn để chuông báo không đúng giờ.
• Tại sao bạn để chuông báo không đúng giờ? (Tại sao thứ ba) – Vì bạn quên kiểm tra lại trước khi đi ngủ.
• Tại sao bạn quên kiểm tra lại? (Tại sao thứ tư) – Vì bạn quá mệt mỏi sau một ngày làm việc dài.
• Tại sao bạn quá mệt mỏi? (Tại sao thứ năm) – Vì bạn không có thói quen tập thể dục và ăn uống lành mạnh.

Biện pháp khắc phục: Bạn nên chú ý hơn đến sức khỏe của bản thân, tạo cho mình một lối sống khoa học, tập thể dục và ăn uống đầy đủ dinh dưỡng. Bạn cũng nên đặt chuông báo ở một nơi xa giường để buộc mình phải dậy khi nghe tiếng kêu.

3. Lợi ích của phương thức 5 Whys mang lại

Lợi ích của phương pháp 5 Whys mang lại như sau:

• Phương pháp 5 Whys giúp bạn tìm ra nguyên nhân thực sự của vấn đề, không chỉ dừng lại ở các nguyên nhân bề mặt.
• Phương pháp 5 Whys giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí khi giải quyết vấn đề, bởi vì bạn không cần phải thử nghiệm nhiều giải pháp khác nhau.
• Phương pháp 5 Whys giúp bạn phòng ngừa sự cố tái diễn trong tương lai, bởi vì bạn đã loại bỏ được nguyên nhân gốc rễ.
• Phương pháp 5 Whys giúp bạn nâng cao kỹ năng tư duy sâu và logic của bản thân và đội nhóm, bởi vì bạn phải suy nghĩ kỹ lưỡng và liên tục hỏi “Tại sao?”.

4. Các bước tiến hành phương pháp 5 Whys

Các bước tiến hành 5 Whys có thể được chi tiết hơn như sau:

• Bước 1: Mô tả vấn đề một cách rõ ràng, súc tích và cụ thể, bằng cách thỏa mãn 5W1H (What, Where, Who, When, Why, How). Điều này giúp xác định vấn đề cần giải quyết và các yếu tố liên quan đến nó.
• Bước 2: Đặt câu hỏi Tại sao vấn đề xảy ra? và trả lời dựa trên các dữ liệu và kiến thức có sẵn. Điều này giúp xác định nguyên nhân đầu tiên của vấn đề và khởi động quá trình phân tích.
• Bước 3: Đặt câu hỏi Tại sao lại như câu trả lời trước đó? và trả lời dựa trên các dữ liệu và kiến thức có sẵn. Điều này giúp xác định nguyên nhân tiếp theo của vấn đề và đi sâu vào quá trình phân tích.
• Bước 4: Lặp lại bước 3 cho đến khi đạt được ít nhất 5 cấp độ nguyên nhân và hậu quả cho vấn đề. Điều này giúp xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và kết thúc quá trình phân tích.
• Bước 5: Xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề dựa trên các câu trả lời cuối cùng của chuỗi 5 Whys. Điều này giúp xác định giải pháp cho vấn đề và ngăn chặn nó tái phát trong tương lai.

Để tiến hành phương pháp 5 Whys một cách hiệu quả, bạn nên tuân theo một số nguyên tắc sau:

• Hãy hỏi tại sao dựa trên các sự kiện thực tế, không phải các giả thuyết hay ý kiến cá nhân.
• Hãy hỏi tại sao một cách logic và có liên quan, không phải một cách ngẫu nhiên hay vô nghĩa.
• Hãy hỏi tại sao một cách rõ ràng và cụ thể, không phải một cách chung chung hay mơ hồ.
• Hãy hỏi tại sao một cách khách quan và khích lệ sự tham gia của các bên liên quan, không phải một cách thiên vị hay chỉ trích ai đó.
• Hãy hỏi tại sao cho đến khi bạn không thể tìm ra câu trả lời nào khác nữa, không phải dừng lại khi bạn đã có câu trả lời mong muốn hay thoả mãn.

5. Cách vẽ biểu đồ phương pháp 5 Whys

Biểu đồ 5 Whys là một công cụ trực quan để thể hiện quá trình phân tích nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề. Biểu đồ này có dạng một cây nhị phân, với vấn đề ở gốc và các câu hỏi và trả lời ở các nhánh. Để vẽ biểu đồ 5 Whys, bạn có thể làm theo các bước sau:

• Bước 1: Xác định vấn đề và viết nó ở góc trên bên trái của một tờ giấy hoặc một tập tin điện tử.
• Bước 2: Hỏi “Tại sao?” vấn đề xảy ra và viết câu trả lời ở bên phải của vấn đề, nối bằng một đường thẳng.
• Bước 3: Nếu câu trả lời là một nguyên nhân gốc rễ, dừng lại. Nếu không, hỏi lại “Tại sao?” câu trả lời và viết câu trả lời mới ở bên phải của câu trả lời cũ, nối bằng một đường thẳng.
• Bước 4: Lặp lại bước 3 cho đến khi tìm ra nguyên nhân gốc rễ hoặc đạt đến giới hạn số lần hỏi “Tại sao?” (thường là năm lần).
• Bước 5: Kiểm tra lại biểu đồ để đảm bảo rằng các câu hỏi và trả lời là hợp lý, rõ ràng và có liên quan.

Ví dụ: Vấn đề: Khách hàng không hài lòng với sản phẩm của chúng ta.

• Tại sao? Vì sản phẩm của chúng ta không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.
• Tại sao? Vì chúng ta không hiểu rõ yêu cầu của khách hàng.
• Tại sao? Vì chúng ta không có quy trình thu thập và phân tích yêu cầu của khách hàng.
• Tại sao? Vì chúng ta không có người chịu trách nhiệm về việc này.
• Tại sao? Vì chúng ta không có kế hoạch và ngân sách cho việc này.

Nguyên nhân gốc rễ: Chúng ta không có kế hoạch và ngân sách cho việc thu thập và phân tích yêu cầu của khách hàng.

>>> Xem thêm: 5 nguyên tắc trong sản xuất tinh gọn