Kanban là gì? Nguyên lý nền tảng của phương pháp Kanban

Kanban là gì? Kanban là một phương pháp bắt nguồn từ Nhật Bản có nghĩa trực quan là bảng trực quan hoặc thẻ thông báo. Việc áp dụng Kanban cũng là một phương pháp nằm trong “Sản xuất tinh gọn” được nhiều doanh nghiệp áp dụng vào sản xuất. 

Ở trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu tìm hiểu về phương pháp Kanban và cách để áp dụng phương pháp Kanban vào trong quản lý công việc cho doanh nghiệp.

1. Kanban là gì?

Kanban là một phương pháp quản lý quy trình làm việc giúp các tổ chức quản lý và cải thiện hệ thống làm việc của họ. Kanban đòi hỏi giao tiếp thời gian thực về khả năng và minh bạch hoàn toàn về công việc.

Các mục công việc được biểu diễn trực quan trên bảng kanban, cho phép các thành viên nhóm nhìn thấy trạng thái của mỗi mảnh công việc bất cứ lúc nào.

Kanban có nguồn gốc từ ngành sản xuất, nó sau đó trở thành một lĩnh vực được các nhóm phát triển phần mềm linh hoạt sử dụng. Gần đây, nó bắt đầu được công nhận bởi các đơn vị kinh doanh ở nhiều ngành nghề khác nhau.

Mục tiêu chính của Kanban là tối thiểu hóa các hoạt động lãng phí mà không làm giảm năng suất. Mục tiêu cuối cùng là tạo ra nhiều giá trị hơn cho khách hàng mà không tạo ra thêm chi phí.

2. Các thành phần chính của Kanban

Các thành phần chính của Kanban là:

Bảng kanban

Là công cụ để trực quan hóa công việc bao gồm các cột tương ứng với trạng thái của nhiệm vụ và thẻ đại diện cho các nhiệm vụ. Mỗi công việc khi ở trạng thái nào thì được xếp vào cột tương ứng.

Thẻ kanban

Là ảnh đại diện cho một hạng mục công việc, có nghĩa đen là thẻ trực quan. Thẻ kanban đại diện cho công việc đã được yêu cầu hoặc đang được tiến hành, chứa các thông tin giá trị về nhiệm vụ và tình trạng của nó, chẳng hạn như tóm tắt các nhiệm vụ, người chịu trách nhiệm, thời hạn, mức độ ưu tiên,…

Giới hạn công việc đang thực hiện (WIP)

Là số lượng tối đa các công việc được phép ở mỗi trạng thái. Mục đích của việc giới hạn WIP là để tránh quá tải công việc, giảm thiểu lãng phí và cải thiện hiệu quả.

Dòng chảy công việc (workflow)

Là quy trình mà các công việc được di chuyển từ trạng thái này sang trạng thái khác. Dòng chảy công việc có thể được thiết kế theo nhu cầu và đặc điểm của từng dự án hoặc tổ chức.

3. Nguyên lý nền tảng của phương pháp Kanban

Phương pháp Kanban có những nguyên lý cơ bản sau đây:

Bắt đầu với quá trình hiện tại

Kanban nhấn mạnh rằng không thay đổi bất kì điều gì trong thiết lập hoặc quy trình hiện có, Kanban phải được áp dụng trực tiếp vào quy trình làm việc hiện tại.

Đồng ý theo đuổi thay đổi, phát triển, tiến hóa

Kanban khuyến khích việc cải tiến liên tục và thích ứng với môi trường thay đổi. Thay vì áp đặt những thay đổi đột ngột và gây khó khăn cho nhân viên, Kanban tôn trọng những gì đã có và khuyến khích những cải tiến từ từ.

Trực quan hóa công việc

Kanban sử dụng bảng Kanban để biểu diễn công việc một cách trực quan. Bảng Kanban gồm có các cột tương ứng với các trạng thái của công việc. Mỗi công việc được biểu diễn bằng một thẻ Kanban, chứa các thông tin cần thiết như tên, nội dung, người thực hiện, thời hạn…

Thẻ Kanban được di chuyển từ cột này sang cột khác để phản ánh tiến độ của công việc.

Giới hạn hoạt động đang làm

Kanban hạn chế số lượng công việc đang được làm đồng thời ở mỗi trạng thái. Mục đích là để giảm thiểu sự tích tụ của công việc chưa hoàn thành, giảm thời gian chờ đợi và tăng năng suất.

Nguyên lý này còn giúp nhóm tập trung hơn vào công việc hiện tại và giảm lãng phí do chuyển đổi giữa các công việc khác nhau.

4. Lợi ích của Kanban trong quản lý công việc

Kanban có nhiều lợi ích trong quản lý công việc, một số lợi ích chính là:

• Trực quan hóa và minh bạch công việc đang được tiến hành, giúp nhận biết được các trở ngại, sự chậm trễ và các cơ hội cải tiến.
• Cải thiện giao tiếp và hợp tác giữa các thành viên trong nhóm và các bên liên quan, giúp tăng cường sự hiểu biết và tin tưởng lẫn nhau.
• Trao quyền cho nhóm để tự quản lý quy trình công việc và quy trình trực quan, giúp tăng cường sự linh hoạt và sáng tạo.
• Giảm thiểu các hoạt động lãng phí mà không làm giảm năng suất, giúp tạo ra nhiều giá trị hơn cho khách hàng mà không gây phát sinh chi phí.
• Tối ưu hóa hiệu suất, hiệu quả và khả năng dự đoán của quy trình, giúp rút ngắn thời gian chu kỳ, tăng thông lượng và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của thị trường.

5. Các bước áp dụng phương pháp kanban trong quản lý công việc

Các bước áp dụng phương pháp kanban trong quản lý công việc, dự án là:

• Bước 1: Vẽ một bảng kanban với các cột tương ứng với các trạng thái của công việc. Bạn có thể sử dụng bảng vật lý hoặc một phần mềm hỗ trợ kanban.
• Bước 2: Viết tên các công việc lên các thẻ kanban có màu sắc khác nhau và đặt vào cột tương ứng. Bạn nên chia nhỏ các công việc thành các nhiệm vụ cụ thể và có thể đo lường được.
• Bước 3: Đặt ra giới hạn số lượng công việc đang thực hiện (WIP) ở mỗi cột. Bạn nên chọn một số phù hợp với khả năng của nhóm và điều chỉnh theo tình hình thực tế.
• Bước 4: Di chuyển các thẻ kanban từ cột này sang cột khác khi trạng thái của công việc thay đổi. Bạn nên tuân theo nguyên tắc “kéo” công việc từ cột sau sang cột trước, tức là chỉ nhận công việc mới khi đã hoàn thành công việc hiện tại.

Phương pháp kanban giúp bạn hình dung được dòng chảy công việc, giảm thiểu lãng phí và cải thiện hiệu quả.

>>> Xem thêm: Sơ đồ chuỗi giá trị VSM và ứng dụng