Quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

Quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là một hoạt động vô cùng cần thiết. Hoạt động sản xuất có được thực hiện liên tục, trơn tru theo đúng kế hoạch hay không một phần nhờ vào nguồn nguyên liệu đầu vào. Tuy nhiên công việc này không dễ dàng như thế, vậy làm thế nào để quản lý tốt nguyên vật liệu? Hãy cùng theo dõi nhé. 

1. Quản lý nguyên vật liệu là gì?

Quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là bao gồm các hoạt động kiểm tra, kiểm soát dòng di chuyển của các yếu tố đầu vào.

Các nguyên liệu này phục vụ cho các hoạt động sản xuất, từ các khâu lên kế hoạch mua, quản trị lưu kho, phân phối đến các bộ phận sử dụng,…

2. Vai trò của quản lý nguyên vật liệu

Đảm bảo nguyên vật liệu đầy đủ, đồng bộ, cung cấp kịp thời

Một quá trình sản xuất muốn đạt được một kết quả tốt nhất, cần phải có sự liên tục của nguồn nguyên vật liệu.

Việc thiếu nguyên vật liệu cho dù chỉ trong một khoảng thời gian ngắn thì cũng sẽ gây ra thiệt hại đáng kể, thiệt hại này sẽ tỉ lệ thuận với quy mô sản xuất của bạn. Quy mô càng lớn thiệt hại càng cao.

Ngược lại, nếu đảm bảo được nguồn nguyên vật liệu ổn định thì quy trình sản xuất diễn ra suôn sẻ hơn, gia tăng năng suất lao động, gia tăng sản lượng, đáp ứng được yêu cầu ngày càng tăng của thị trường.

Đảm bảo sử dụng nguyên vật liệu hợp lí, tiết kiệm

Đây là cách để doanh nghiệp tối ưu chi phí, gia tăng chất lượng sản phẩm với giá thành vừa phải.

Như vậy, chỉ với việc quản lý nguyên vật liệu hiệu quả, doanh thu của doanh nghiệp đã có thể tăng đáng kể, việc chiếm lĩnh thị trường và khả năng sinh lời vốn cũng được cải thiện đáng kể.

Đảm bảo công tác quản lý khác đạt hiệu quả cao

Các công tác quản lý khác sẽ được đưa vào quy trình một cách nề nếp hơn như quản lý nguồn lao động, quỹ lương, thiết bị, vốn…

Như vậy, công tác quản lý nguyên vật liệu đóng vai trò rất lớn trong sự phát triển của doanh nghiệp. Nó không chỉ kiểm soát về mặt số lượng, chất lượng và phân phối của nguyên vật liệu, mà từ đó, quản lý nguyên vật liệu còn ảnh hưởng đến năng suất lao động, số lượng và chất lượng sản phẩm, tình hình tài chính, đầu tư và khả năng nâng cao doanh thu của doanh nghiệp.

3. Quy trình quản lý nguyên vật liệu

Giai đoạn 1: Tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu

Giai đoạn tiếp nhận nguyên vật liệu là quá trình chuyển vật liệu vào sản xuất giữa đơn vị cung ứng và đơn vị tiêu dùng. Đây cũng là cơ sở để hạch toán chính xác chi phí lưu thông và giá cả nguyên vật liệu của mỗi bên.

Giai đoạn này đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác thông tin về số lượng, chất lượng, chủng loại của nguyên vật liệu,…

Chúng ta chia giai đoạn này thành 2 nhiệm vụ chính:

• Tiếp nhận chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại nguyên vật liệu theo đúng nội dung đã ký kết giữa hai bên trong hợp đồng kinh tế, hóa đơn, phiếu giao hàng,…
• Vận chuyển nguyên vật liệu từ nơi tiếp nhận đến kho của doanh nghiệp, không mắc phải những tình trạng hư hỏng, mất mát, sẵn sàng đảm bảo cung cấp kịp thời khi cần.

Yêu cầu

• Các bước tiếp nhận nguyên vật liệu phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ theo quy định của Nhà nước
• Thực hiện và kiểm tra đầy đủ các thủ tục tiếp nhận.
• Thống nhất địa điểm tiếp nhận nguyên vật liệu giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp.
• Thủ kho ghi sổ thực nhập và người giao hàng cùng với thủ kho ký vào phiếu nhập kho. Sau đó, phiếu nhập kho sẽ được bên kế toán ký nhận vào sổ giao nhận chứng từ.

Giai đoạn 2: Tổ chức quản lý kho

Các nguyên vật liệu sau khi nhập kho cần phải kiểm soát số lượng, chất lượng, hạn chế tối đa hao hụt trong quá trình lưu kho.

Nhiệm vụ của giai đoạn này bao gồm:

• Hạn chế tối đa mất mát nguyên vật liệu.
• Theo dõi và kiểm tra thường xuyên tình trạng hàng hóa.
• Tạo điều kiện thuận lợi cho việc xuất kho bất cứ lúc nà.

Yêu cầu

• Sắp xếp chuyên nghiệp, phân theo chủng loại đặc tính, đánh số ghi tên để phân bổ hợp lý
• Bảo đảm an toàn về phòng cháy chữa cháy với những nguyên liệu dễ gây nổ
• Thường xuyên cập nhật tình trạng hàng hóa

Giai đoạn 3: Tổ chức cấp phát nguyên liệu

Giai đoạn này là quá trình vận chuyển nguyên vật liệu từ trong kho đến các phòng ban sản xuất.

Qúa trình này được tiến hành theo 2 cách:

• Cách 1: cấp phát theo yêu cầu của bộ phận sản xuất, theo nhu cầu cung ứng của từng phân xưởng, phòng ban sản xuất.
• Cách 2: cấp phát theo tiến độ kế hoạch, nguyên vật liệu được cung ứng theo số lượng và thời gian.

Giai đoạn 4: Thanh toán, quyết toán nguyên vật liệu

Đây là quá trình chuyển giao trách nhiệm giữa các phòng ban sử dụng và quản lý nguyên vật liệu. Hai bên sẽ đối chiếu giữa lượng nguyên vật liệu nhận về với số lượng sản phẩm giao nộp.

Thời gian quyết toán giai đoạn này có thể tính theo tháng hoặc theo quý.

Công thức: A = Lsxsp + Lbtp +Lspd + Ltkpk.

Trong đó:

• A: Lượng nguyên vật liệu đó nhận về trong tháng
• Lsxsp: Lượng nguyên vật liệu sản xuất ra hàng hóa trong tháng
• Lbtp: Lượng nguuyên vật liệu bán thành phẩm kho
• Lspd: Lượng nguyên vật liệu trong hàng hóa dở dang
• Ltkp: Lượng nguyên vật liệu tồn kho phân xưởng

Giai đoạn 5: Tiết kiệm nguyên vật liệu

Nên đưa ra các biện pháp, các chiến lược cụ thể để tránh xảy ra tình trạng phung phí hay lạm dụng nguồn nguyên vật liệu trong sản xuất.

4. Giải pháp quản lý nguyên vật liệu tại Thuận Nhật

Quản lý nguyên vật liệu vẫn luôn được xem là bài toán khó cho các doanh nghiệp, tuy nhiên đây cũng chỉ là một trong toàn bộ quá trình sản xuất. Với thời đại công nghệ 4.0 ngày càng phát triển thì nhiều phần mềm, công cụ đã ra đời để giúp việc quản lý này trở nên trơn tru hơn.

Quản lý nguyên vật liệu được xem là một phần nhỏ trong quản lý kho. Hiểu được sự khó khăn trong việc quản lý này, Thuận Nhật đã đưa ra được một giải pháp kho bao quát hơn là Phần mềm quản lý kho smartWMS với nhiều tính năng đặc biệt, bao gồm:

• Theo dõi xuất, nhập kho
• Truy xuất nguồn gốc của nguyên vật liệu
• Dự báo khả năng nguyên liệu để đáp ứng sản xuất
• Quản lý nguyên liệu theo lô/batch và trạng thái lô

Tham khảo chi tiết hơn tại: Phần mềm quản lý kho smartWMS