Phân tích nguyên nhân gốc rễ là gì? Các bước thực hiện

Phân tích nguyên nhân gốc rễ là cách tiệp cận và giải quyết các lỗi sai trong quy trình một cách đầy đủ, đi sâu nhất. Hiện phương pháp này được áp dụng cho hầu hết các doanh nghiệp dù to hay nhỏ. Vậy áp dụng phân tích nguyên nhân gốc rễ làm sao cho hiệu quả thì hãy cùng tham khảo qua bài viết này nhé.

1. Phân tích nguyên nhân gốc rễ là gì?

Nguyên nhân gốc rễ trong tiếng Anh được gọi là Root Cause Analysis, hay được gọi tắt là RCA.

Nguyên nhân gốc rễ là những nguyên nhân cơ bản, nguyên nhân cơ sở hoặc là bản chất của một sự vật, sự việc nào đó, hoặc là nguồn gốc xuất phát của một điều gì đó.

RCA là phương pháp phân tích nguyên nhân gốc rễ hiệu quả được sử dụng phổ biến trong quản trị nói chung, lãnh đạo và quản lý sản xuất nói riêng. Dùng để tìm ra nguyên nhân của các sự cố, sai sót hay một kết quả không mong đợi đã xảy ra.

Phương pháp này tập trung xác định lỗi hệ thống và quy trình, chứ không phải lỗi của cá nhân.

2. Phân loại nguyên nhân gốc rễ

Con người

Thường những sai lầm này hay xuất phát từ cá nhân do con người gây ra, là những nguyên nhân chủ quan của vấn đề.

Thường những lỗi này xảy ra là do sự thiếu trách nhiệm hoặc thiếu hiểu biết hay từ những nguyên nhân khác như sự chủ quan.

Nguyên nhân xuất phát từ vật lý

Đây là những nguyên nhân khách quan của vấn đề, có thể là do hư hỏng thiết bị, nguồn cung ứng thiết bị bị gián đoạn, thiết bị lạc hậu, thiết bị không đủ tiêu chuẩn để sản xuất.

Những nguyên nhân này xuất hiện với tần suất khá nhiều, so với mặt bằng trung hiện nay thì còn rất nhiều nơi thiếu thốn về cơ sở trang thiết bị.

Nguyên nhân tổ chức

Loại nguyên nhân này đứng giữa 2 nhóm nguyên nhân chủ quan và nguyên nhân khách quan. Nguyên nhân của vấn đề này có thể do người thiết kế quy trình, cũng có thể do chính sách lộn xộn chồng chéo các bước lên nhau.

Nếu không muốn sai lầm này xảy ra, bạn cần phải xác định những việc cần làm trước và những việc cần làm sau.

Các nhà quản lý phải kiểm soát sáo sao, trang bị đầy đủ các vấn đề chuyên môn và khả năng lãnh đạo.

3. Ưu điểm của phương pháp phân tích nguyên nhân gốc rễ

Phương pháp phân tích nguyên nhân gốc rễ sẽ giúp bạn phân tích các sự cố, sự kiện để xác định được những vấn đề như:

• Đã có chuyện gì xảy ra?
• Sự việc, sự cố đó xảy ra như thế nào?
• Lý do khiến sự việc, sự cố đó xảy ra?
• Phải làm gì để ngăn ngừa những sự việc, sự cố đó tiếp diễn?

Đó là những lợi ích bề mặt của phương pháp này, để đi sâu xa hơn thì việc sử dụng RCA có những ưu điểm sau:

• Xác định ra những rào cản và nguyên nhân xảy ra để tìm ra giải pháp lâu dài hơn.
• Tạo ra cách tiếp cận với vấn đề cần giải quyết vấn đề hợp lý.
• Xác định nhu cầu hiện tại và tương lai để cải thiện tổ chức.
• Thiết lập các quy trình lặp lại, từng bước để một quy trình có thể xác nhận kết quả của các quy trình khác.

4. Các công cụ hỗ trợ phân tích nguyên nhân gốc rễ

Trên thực tế thì không có một công cụ hoàn hảo nào để bạn có thể sử dụng được ở mọi lúc mọi nơi. Chính vì thế mà có nhiều công cụ đã tạo ra để các nhà quản lý sẽ lựa chọn cách tiếp cận phù hợp nhất.

Nhưng để hỗ trợp phân tích nguyên nhân gốc rễ hiệu quả thì điển hình nhất vẫn là những công cụ dưới đây:

• Sơ đồ xương cá: đây là một công cụ cổ điển được sử dụng cho RCA, giúp xác định nguyên nhân dẫn đến hậu quả hiện tại.
• Lưu đồ ánh xạ: các bước trong quy trình thông qua các bộ phận và các phòng ban khác nhau có thể hỗ trợ nhau tìm được vị trí của nguồn lỗi.
• Biểu đồ Pareto: giúp sắp xếp thự tự ưu tiên cho các nguyên nhân có thể xảy ra, theo nguyên tắc của Pareto thì 20% nguyên nhân dẫn đến 80% hiệu quả.
• Biểu đồ phân tán: là một công cụ hiển thị khác tạo điều kiện cho các mối quan hệ cục bộ hóa bằng cách biểu diễn các biến số trên đồ thị.

5. Các bước phân tích nguyên nhân gốc rễ

Bước 1: xác định vấn đề

Trước tiên chúng ta phải tìm ra được các vấn đề để đi đến các bước tiếp theo, hãy trả lời 2 câu hỏi để tìm ra được vấn đề:

• Bạn thấy xảy ra điều gì?
• Triệu chứng cụ thể là gì?

Bước 2: thu thập dữ liệu

Bạn cần phân tích tình huống đầy đủ để đưa ra được các ý kiến đóng góp hiệu quả và bao quát được các vấn đề, bạn cần xác định:

• Bằng chứng chứng minh các vấn đề tồn tại.
• Thời gian vấn đề tồn tại.
• Tác động của vấn đề là gì?

Bước 3: Xác định các yếu tố nhân quả có thể xảy ra

Ở giai đoạn này, bạn xác định được càng nhiều nguyên nhân càng tốt, không chỉ đơn giản là điều trị các nguyên nhân rõ ràng mà phải đào sâu hơn.

• Chuỗi sự kiện dẫn nào đến vấn đề?
• Điều kiện nào cho phép vấn đề xảy ra?
• Các vấn đề khác xung quanh sự xuất hiện vấn đề trọng tâm?

Bước 4:  Xác định nguyên nhân gốc rễ

Bạn có thể sử dụng những công cụ mà vừa được kể ở trên để tìm ra nguyên nhân như: sơ đồ xương cá, lưu đồ ánh xạ, biểu đồ Pareto,…

Bước 5: Đề nghị và triển khai các giải pháp

Sau quá trình phân tích và tìm ra nguyên nhân và xác định những thay đổi cần thiết cho hệ thống. Tiếp đến bạn xây dụng các kế hoạch và đề nghị triển khai.

• Bạn có thể làm gì để ngăn chặn vấn đề xảy ra lần nữa?
• Thực hiện giải pháp thế nào?
• Ai là người chịu trách nhiệm?
• Rủi ro của việc thực hiện giải pháp là gì?

>>> Xem thêm: Scrum là gì? Tổng quan về mô hình Scrum