Phần mềm ERP là gì? Quy trình triển khai hệ thống ERP

Phần mềm ERP là gì? Quy trình triển khai hệ thống ERP bao gồm những giai đoạn nào? Có phức tạp hay không? Để giải đáp được các thắc mắc sau hãy cùng tham khảo bài viết này nhé.

1. Phần mềm ERP là gì?

Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) là một mô hình all – in – one, có nghĩa là bao gồm tất cả các hoạt động của doanh nghiệp trong một phần mềm.

Phần mềm này sẽ liên kết nhiều ứng dụng và các module với đa dạng chức năng để phục vụ cho từng bộ phận của doanh nghiệp. Hỗ trợ nhân viên, nhà điều hành xây dựng quy trình chuẩn tương tác qua lại trên cơ sở tài nguyên doanh nghiệp.

Phần mềm ERP giúp tự động hóa từ A – Z các hoạt động liên quan đến tài nguyên, giảm thời gian xử lý và tối ưu hóa quản lý doanh nghiệp.

2. Các phần mềm ERP tại Việt Nam

Hiện nay phần mềm ERP tại Việt Nam được chia thành 2 loại là phần mềm nước ngoài và phần mềm trong nước.

a. Phần mềm ERP nước ngoài

Một vài phần mềm nổi tiếng phải kể đến như: SAP, Microsoft Dynamics, SAGE, Oracle,…

Ưu điểm: tích hợp nhiều thành tựu công nghệ cao, vận hành theo một quy trình chuẩn hóa. Các doanh nghiệp phải thích nghi và thay đổi ở mức độ cao.

Nhược điểm: chi phí cao hơn từ chi phí triển khai đến chi phí tư vấn, tái cấu trúc, bảo trì, sửa đổi,…; khả năng tùy biến cồng kềnh và cứng nhắc, chỉ theo một format có sẵn chuẩn mực; đòi hỏi đội ngũ nhân sự phải phù hợp với hệ thống;…

b. Phần mềm ERP trong nước

Trên thực tế thì các phần mềm ERP trong nước hiện nay vẫn chưa đạt được các tiêu chuẩn cơ bản về ERP để đáp ứng được tổng thể các yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.

Tuy nhiên với mong muốn đem lại một phần mềm trực quan hơn và giá thành hợp lý hơn thì các đơn vị cung cấp vẫn đang nỗ lực hoàn thành và phát triển chúng mỗi ngày.

3. Sự khác biệt giữa ERP và phần mềm quản lý bán lẻ

Điểm tạo nên sự khác biệt lớn nhất giữa 2 phần mềm này chính là khả năng tích hợp của ERP.

Trước đây trong mỗi doanh nghiệp sẽ sử dụng những phần mềm độc lập cho mỗi bộ phận. Ví dụ như phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán, phần mềm quản lý nhân sự,… Việc này khiến thông tin giao tiếp giữa các bộ phận bị hạn chế, khó kiếm soát, không đạt được những hiệu suất như mong đợi.

Mà phần mềm ERP đã khắc phục được các nhược điểm trước đây với các tính năng hữu ích cùng tích hợp trong một phần mềm. Tiện lợi hơn rất nhiều so với phần mềm bán lẻ.

Hay nói cách khác thì phần mềm quản lý bán lẻ chỉ là một tập hợp con trong hệ thống ERP.

4. Quy trình triển khai hệ thống ERP

Bước 1: Lập kế hoạch

Lập một kế hoạch thật chi tiết, sẽ khiến cả quá trình diễn ra trơn tru hơn. Đây được xem là nền tảng mà bất cứ quy trình nào cũng cần có.

Để không bỏ qua bất cứ chi tiết nào, bạn hãy dùng phương pháp liệt kê để nêu ra một số các thông tin quan trọng:

• Ngân sách chi trả cho dự án.
• Hệ thống ERP mong muốn.
• Bài toán cần ERP giải quyết.
• Các đầu việc cần xử lý.
• Số lượng người tham gia
• Và nhiều thông tin khác.

Bước 2: Lựa chọn nhân sự tham gia

Chất lượng nhân sự sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả thành công cho mỗi dự án. Đây là đội ngũ giám sát, quản lý trong cả quá trình.

Nhân sự có thể đưa ra quyết định sẽ là đội ngũ lãnh đạo của doanh nghiệp bao gồm: tổng giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng,…

Ngoài ra còn cần đến bộ phận IT – đội ngũ cố vấn cho các vấn đề liên quan đến nền tảng. Họ cũng sẽ có nhiệm vụ hỗ trợ người dùng và xử lý các vấn đề kỹ thuật khi vận hành.

Và còn một bộ phận nữa là người trực tiếp sử dụng và vận hành phần mềm. Bộ phận này sẽ được đào tạo, sau đó đưa thông tin lên ERP chạy thử nghiệm.

Bước 3: Lựa chọn đối tác cung cấp phần mềm uy tín

Trên thị trường hiện nay có khá nhiều nhà cung cấp phần mềm ERP, nên việc cân nhắc chọn một đối tác cung cấp phần mềm uy tín là vô cùng cần thiết.

Trước tiên bạn phải sàng lọc theo ngân sách mà bạn có thể chi trả trong kế hoạch, để doanh nghiệp cps thể sử dụng dài hạn mà không gặp trở ngại về kinh tế.

Đơn vị cung cấp uy tín sẽ đi kèm với chính sách bảo hành và hỗ trợ tốt hơn.

Bước 4: Triển khai dự án ERP

Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp, nhà cung cấp sẽ chuyển giao tài liệu, công nghệ và hướng dẫn doanh nghiệp những chi tiết khi sử dụng.

Thời hạn hoàn thành phải dựa vào nhiều yếu tố khác nhau như: khả năng tùy biến của phần mềm với doanh nghiệp, năng lực doanh nghiệp,… Thường sẽ từ 6 tháng đến 1 năm.

Nếu ngân sách của doanh nghiệp không đủ, bạn có thể lựa chọn sử dụng phần mềm theo gói, module nhỏ phục vụ những chức năng cần thiết.

Bước 5: Nghiệm thu và đánh giá dự án ERP

Sau khi quy trình được triển khai, bạn cần phải kiểm tra toàn bộ dự án để nghiệm thu và đánh giá. Khi hoàn tất quá trình này thì ERP mới được đưa vào vận hành.

Để đánh giá phần mềm ERP có thành công hay không? Có thể dựa vào những tiêu chí sau:

• Chức năng có đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp không?
• Liên kết giữa các module có tương thích không?
• Phần mềm có khả năng mở rộng và linh động đối với khối lượng công việc lưu trữ lớn không?
• Có dễ dàng sử dụng không?
• Cơ sở hạ tầng lưu trữ dữ liệu được hoàn thiện hay chưa?
• Việc nâng cấp thường xuyên có dễ dàng không?
• …

Bước 6: bảo trì và nâng cấp hệ thống ERP

Nâng cấp ở đây bao gồm: mở rộng thêm các tính năng mới, nâng cấp phiên bản mới, sửa đổi chức năng, liên kết phần mềm thứ 3,…

Thường khi sử dụng phần mềm, nhà cung cấp sẽ bảo trì cho hệ thống của bạn từ 12 – 24 tháng. Sau thời gian này khi bảo trì sẽ phát sinh thêm phí.

>>> Xem thêm: Sự khác nhau giữa MES và ERP