Các loại chi phí triển khai ERP cho doanh nghiệp

Các loại chi phí triển khai ERP là yếu tố đầu tiên cần xác định khi bạn muốn triển khai chúng cho doanh nghiệp của mình. Đây là sự thay đổi đường dài nên để tránh mất thời gian và tiền bạc, nó cần được liệt kê chính xác và đầy đủ nhất.

Vậy hãy cùng xem có bao nhiêu loại chi phí triển khai ERP cần được quan tâm nhé.

Các loại chi phí triển khai ERP

Để triển khai ERP cho doanh nghiệp sẽ phải chi trả nhiều khoản chi phí khác nhau. Một vài chi phí sẽ là bắt buộc, còn một số chi phí còn lại sẽ tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp.

1. Phí License và Modules

Thường thì các doanh nghiệp hiện nay sử dụng hệ thống ERP đều yêu cầu trả phí dựa vào số lượng và số module mà doanh nghiệp sử dụng.

Ví dụ chi phí về 1 license của một số phần mềm như là Odoo Enterprise là 6$-7.5$/tháng, Microsoft Dynamics là 125$/tháng, Netsuite sẽ là 99$/tháng,…

Còn về module thì doanh nghiệp sẽ trả phí theo nhu cầu sử dụng. Các module thường được nhiều doanh nghiệp lựa chọn như:

• Bán hàng
• CRM
• Sản xuất
• Hóa đơn
• Kế toán
• Quản lý nhân sự
• Các module nâng cao như email marketing, quản lý website,…

2. Chi phí triển khai ERP

Dựa vào mức độ tùy chỉnh của doanh nghiệp mà chi phí triển khai ERP sẽ có sự khác biệt. Vì vậy ta chia chúng thành 2 loại để dễ hình dung hơn.

• Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP không có nhu cầu tùy biến, sử dụng license, module nguyên bản thì sẽ không mất chi phí triển khai.
• Còn doanh nghiệp muốn sử dụng phần mềm tích hợp, sửa chữa để phù hợp với doanh nghiệp thì chi phí sẽ dao động từ 2000$ – 50.000$

Bởi vì chi phí triển khai ERP khá cao nên nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn thuê các freelancers thay vì chọn các đối tác chính chức của phần mềm. Tuy nhiên điều này sẽ khiến hệ thống không ổn định mà còn mất thêm tiền thuê bên đối tác sửa chữa nhũng lỗi sai của freelancers.

Trường hợp xấu nhất, doanh nghiệp sẽ phải từ bỏ ERP hiện có, mất thêm chi phí làm mới và thiết kế lại từ đầu.

3. Phí tích hợp với các phần mềm thuộc bên thứ ba

Khả năng tích hợp không giới hạn là ưu điểm nổi bật của ERP mã nguồn mở. Ví dụ như doanh nghiệp của bạn đang sử dụng các phần mềm chuyên dụng khác như: Grab, Aha, Tiki, shopee,… và muốn kết hợp cùng ERP để tối ưu quy trình kinh doanh.

Tùy thuộc vào mô hình của mỗi doanh nghiệp mà chi phí triển khai cũng sẽ khác nhau, thường dao động từ 5,000$ -20,000$.

4. Các loại chi phí triển khai ERP khác

Ngoài những chi phí triển khai ERP vừa kể trên thì còn rất nhiều chi phí khác mà doanh nghiệp có thể tự lựa chọn sử dụng. Ví dụ:

• Chi phí hosting: chi phí này dùng để đưa hệ thống vào hoạt động, còn nếu doanh nghiệp bạn sử dụng hạ tầng đám mây thì có thể bỏ qua chi phí này.
• Phí đào tạo và sử dụng: phí này dùng để đào tạo sử dụng hệ thống ERP chuyên nghiệp, để tránh được những lỗi sai đáng kể.

Giá phần mềm và chi phí triển khai ERP

1. Chi phí triển khai ERP dựa vào đặc thù doanh nghiệp

Trước khi tiến hành triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp cần phải xác định rõ quy mô để lựa chọn mức đầu tư hợp lý. Theo một báo cáo từ SAP thì hiệu quả mô hình được chia thành 2 ví dụ cụ thể:

• Doanh nghiệp mô hình lớn thường mất 3 năm để thấy được hiệu quả.
• Doanh nghiệp mô hình nhỏ thì mất từ 8 tháng đến 1,5 năm để thấy hiệu quả.

* Thông tin này chỉ mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ để xác định chi phí chính xác theo mô hình doanh nghiệp

2. Chi phí dựa trên số lượng phân hệ ERP

Tùy thuộc vào số lượng phòng ban có ở các doanh nghiệp mà chi phí triển khai ERP cũng sẽ khác nhau. Những phòng ban được ưu tiên sử dụng phần mềm ERP là: dự án, kế toán, kho, mua hàng,…

Dưới đây là chi phí tham khảo được áp dụng cho từng phòng ban:

Lưu ý: Thông tin này chỉ mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ để xác định chi phí chính xác cho từng phân hệ.

3. Chi phí triển khai ERP theo gói cấp phép

3.1 Triển khai ERP theo gói vĩnh viễn

ERP vĩnh viễn còn gọi là ERP on premise hoặc ERP tại chỗ. Phần mềm này được cài cục bộ trên hệ thống phần cứng được quản lý bởi nhân viên công nghệ thông tin.

Khi doanh nghiệp sử dụng ERP vĩnh viễn thì phải trả chi phí giấy phép sử dụng vĩnh viễn với lượng người và quy mô nhất định.

Ưu điểm

• Xác định được chi phí cụ thể, rõ ràng.
• Mua giấy phép một lần có thể sử dụng được vĩnh viễn mà không có phát sinh phụ phí.
• Tiết kiệm so với ERP chia nhỏ.

Lưu ý khi triển khai

• Tuy không tốn thêm chi phí vận hành, nhưng quá trình sử dụng sẽ phát sinh thêm chi phí bảo trì và nâng cấp. Để máy chủ hoạt động ổn định thì ERP cần cài thêm phân mềm và các thiết bị hỗ trợ.
• Chỉ phù hợp với doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, đầy đủ cơ sở vật chất hạ tầng. Vì khi triển khai ERP vĩnh viễn sẽ mất nhiều thời gian để lên kế hoạch.

3.2 Triển khai ERP theo gói dịch vụ

Gói dịch vụ ERP được vận hành và quản lý dựa trên hệ thống điện toán đám mây. Nhà cung cấp sẽ cung cấp cho doanh nghiệp các bản cập nhật liên tục để hệ thống hoạt động ổn định và suôn sẻ.

Ưu điểm:

• Chủ động chi phí phát sinh dựa trên số lượng người dùng hàng tháng.
• Tiết kiệm chi phí đầu tư phần cứng và nhân viên hỗ trợ.
• Chi phí giấy phép ban đầu thấp hơn

Lưu ý khi triển khai:

• Phù hợp cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa, đang dần phát triển.

4. Triển khai ERP trong nước và nước ngoài

Một số phần mềm nước ngoài phổ biến như: Microsoft Dynamics 365, Business One, Odoo, Epico,…

Phần mềm trong nước như: Bravo, Misa, Fast, Sinnova,…

5. Chi phí triển khai dựa trên ngành nghề kinh doanh

Mỗi doanh nghiệp sẽ có sơ đồ tổ chức khác nhau, tùy thuộc vào đặc thù và yêu cầu mà chi phí triển khai cũng sẽ khác.

Các chi phí triển khai vừa được nếu trên là những chi phí triển khai ERP quan trọng nhất và không thể thiếu. Tuy nhiên chúng chỉ mang tính chất tham khảo vì mỗi mô hình doanh nghiệp sẽ có những nhu cầu sử dụng khác nhau.

Hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho bạn trong việc triển khai ERP.

>>> Xem thêm: Phần mềm ERP là gì? Quy trình triển khai hệ thống ERP