BCP là gì? Lợi ích của BCP đối với doanh nghiệp

BCP là gì? Lợi ích của BCP đối với doanh nghiệp như thế nào? Qúa trình xây dựng BCP trải qua những yếu tố nào? Hãy cùng theo dõi bài viết này để hiểu rõ hơn về BCP là gì? nhé.

1. BCP là gì?

BCP được viết tắt từ Business Continuity Plan (lập kế hoạch liên tục kinh doanh). Đây được xem như “bí kíp sinh tồn” mô tả cách thức các doanh nghiệp vận hành và ứng phó khi sắp sửa phải đối mặt với những nguy cơ tiềm tàng tới từ bên ngoài.

Ví dụ: như đại dịch Covid – 19 sẽ làm nền kinh tế chung trở nên trì trệ, ách tắc cung – cầu. Hay những thiên tai không lường trước như lũ lụt, hạn hán,…

Business Continuity Plan hiện diện trong mỗi doanh nghiệp như một chiến lược tuyệt vời giúp các nhà quản lý có thể giám sát, lãnh đạo nhân viên hiệu quả trong trường hợp làm việc từ xa, hoặc làm việc tập trung vừa bảo vệ sức khỏe của nhân sự vừa không làm gián đoạn kinh doanh.

BCP xác định bất kỳ và tất cả các rủi ro có thể ảnh hưởng đến hoạt động của công ty. Khi các rủi ro được xác định, kế hoạch cũng sẽ bao gồm:

• Xác định những rủi ro đó sẽ ảnh hưởng đến hoạt động như thế nào
• Thực hiện các biện pháp bảo vệ và thủ tục để giảm thiểu rủi ro
• Quy trình kiểm tra để đảm bảo chúng hoạt động
• Xem xét quá trình để đảm bảo rằng nó được cập nhật

2. Lợi ích của BCP đối với doanh nghiệp

Một kế hoạch kinh doanh liên tục hoàn hảo sẽ giúp doanh nghiệp khắc chế được những rủi ro, nguy cơ. Ngoài ra còn đem đến nhiều lợi ích khác nhau cho những bên liên quan. Cụ thể như

a. Lợi ích đối với nhân viên

BCP giúp củng cố niềm tin vững vàng ở đội ngũ nhân viên, tin tưởng thêm vào năng lực quản lý và ứng phó rủi ro của Doanh nghiệp. Từ đó, họ có thêm động lực và niềm tin để gắn bó lâu dài cùng tổ chức.

Ví dụ: khi đại dịch covid diễn ra mạnh mẽ, nhiều doanh nghiệp đã không duy trì được hoạt động dẫn đến phá sản. Điều này ảnh hưởng nhiều đến tâm lý của nhân viên khi đối mặt với nỗi lo thất nghiệp.

b. Lợi ích đối với khách hàng

Khủng hoảng luôn tiềm ẩn, nếu không có một kế hoạch dự trù thì doanh nghiệp khó có thể ứng phó kịp thời. Điều này sẽ dẫn đến việc mất đi khách hàng và lợi thế cạnh tranh của mình.

Vì vậy, một kế hoạch tỉ mỉ trước khủng hoảng được xem như một lời đảm bảo với khách hàng về năng lực quản lý, vận hành, khả năng thích ứng và phục hồi sau rủi ro. Từ đó doanh nghiệp có thêm lòng tin từ khách hàng mà thương hiệu cũng được nâng tầm và giữ vững trên thị trường.

c. Lợi ích đối với đối tác

Một kế hoạch hoàn hảo sẽ đi từ tổng thể đến chi tiết hỗ trợ doanh nghiệp nhìn nhận ra những điểm mấu chốt quan trọng. Từ đó, lên phương án bảo vệ và kiểm soát các mắt xích chủ chốt, như chuỗi cung ứng, nhà cung cấp, đại lý,…

Kế hoạch kinh doanh liên tục giúp bên đối tác có những nhận định tích cực về năng lực ứng phó và giải quyết rủi ro của Doanh nghiệp, lấy đó làm tiền đề cho niềm tin và sự hợp tác lâu dài về sau.

3. Những vai trò cần thiết trong BCP

Để BCP hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp nên tổ chức một đội, chia thành nhiều bộ phận khác nhau. Đây là những người được lựa chọn để giúp doanh nghiệp đối phó với rủi ro và rủi ro. Mọi người sẽ là một phần quan trọng của quá trình, với các vai trò sau:

• Chủ tịch (BCP Chair): Người trực tiếp xem xét kế hoạch liên tục của doanh nghiệp có khả thi và có sát với thực tế hay không. Nếu đáp ứng được các yếu tố trên, họ sẽ là người ký kết cuối cùng và chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc đưa kế hoạch vào thực hiện.
• Đội phản ứng nhanh: Đây là những nhân viên có nhiệm vụ bám sát tình hình thực tế và cập nhật thông tin liên tục. Từ đó lên kế hoạch cụ thể để đối phó. Họ cũng là nhóm thực thi và phát triển các chính sách, điều chỉnh nội bộ và các hoạt động kinh doanh đột xuất để giảm thiểu rủi ro.
• Đội ứng phó khẩn cấp và truyền thông: Đây là đầu mối liên lạc chính của nhân viên khi họ gặp trường hợp khẩn cấp. Sau đó, họ giao tiếp và ứng phó với các trường hợp khẩn cấp dựa trên kế hoạch chiến lược đã được thiết lập.
• Đội ngũ kỹ thuật và công nghệ thông tin (IT Technical Service Team): Là người cung cấp hỗ trợ kỹ thuật cho một hoạt động kinh doanh trong khuôn khổ của bộ phận BCP.

4. Quy trình xây dựng mô hình Business Continuity Plan trong Doanh nghiệp

a. Xác định bối cảnh hoạt động của doanh nghiệp hiện tại

Để xác định bối cảnh hoạt động của doanh nghiệp bạn cần hiểu được bộ máy vận hành của doanh nghiệp, hiểu được những yếu tố then chốt để đưa ra trong quá trình kinh doanh.

Bạn có thể xác định qua những tiêu chí sau:

• Sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp kinh doanh. Mỗi loại hình, sản phẩm sẽ có những cách thức hoạt động khác nhau.
• Sơ đồ tổ chức bộ máy hiện nay trong doanh nghiệp ra sao?
• Các quy trình phòng ban liệu có đang gắn bó mật thiết với sơ đồ tổ chức?
• Các yếu tố bên ngoài như chính trị, kinh tế, xã hội, công nghệ, pháp luật hay môi trường,…

Sau khi nắm bắt được bối cảnh, bạn sẽ dần xác định được những rủi ro có nguy cơ xảy ra.

b. Xây dựng kịch bản phân tích các rủi ro

Bạn có thể xây dựng kịch bản phân tích rủi ro theo trình tự như sau:

• Xác định được rõ ràng các nguy cơ hiện có hoặc tiềm tàng gây ảnh hưởng đến quy trình làm việc của từng phòng ban, tổ chức.
• Xem xét khả năng xảy ra rủi ro và nghiên cứu mức độ ảnh hưởng của rủi ro đến hoạt động kinh doanh để từ đó lấy dữ liệu tiến hành phân tích, đánh giá.
• Từ những phân tích đánh giá ban đầu, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tiếp tục sắp xếp mức độ ưu tiên, kèm theo đó là các biện pháp xử lý kịp thời.

c. Quyết định các phương án hành động

Bám sát vào tình hình thực tế, để đưa ra được các chiến lược ứng phó cụ thể. Cơ sở tạo thành có thể dựa trên:

Số lượng rủi ro có thể xảy ra.

Cách thức phân bổ nguồn lực như thế nào?

Liệu nguồn lực có đáp ứng được các mức độ rủi ro sắp sửa xảy ra hay không?

Tính toán thật cụ thể về những chi phí cũng như lợi ích sẽ đạt được nếu thực hiện các phương án ứng phó trước rủi ro.

d. Đo lường và đánh giá

Cụ thể kế hoạch đo lường và đánh giá phải xác định được những tiêu chí sau:

• Xem xét những yếu tố nào trong bản kế hoạch kinh doanh liên tục cần phải được đo lường, đánh giá kỹ lưỡng?
• Phương thức tiến hành đo lường, đánh giá như thế nào là hiệu quả để đảm bảo tính hiệu dụng của Business Continuity Plan?
• Thời gian tiến hành đo lường, đánh giá là bao lâu?
• Ai là người có trách nhiệm thực thi các công việc đo lường, đánh giá?
• Quy trình nhất quán nào để đưa bản kế hoạch ra thực tế ngay sau mỗi cuộc đánh giá?

e. Cải tiến mô hình liên tục

Trong quá trình thực hiện sẽ luôn có những bất cập và những mặt hạn chế nhất định không mong muốn. Chính vì thế doanh nghiệp luôn phải xem xét đưa ra những phương án cải tiến liên tục.

>>> Xem thêm: Mô hình SCOR là gì? Cấu trúc của mô hình SCOR